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Don't worry, we speak : English (Inglés), too!

“Sí tienes tiempo”. 10 consejos para administrar tu tiempo como los mejores CEO de startups

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Contxto – Si estás en camino a convertirte en CEO o ya lo eres, probablemente ya crees que sabes cómo administrar tu tiempo, pero desearías que los días duraran más de 24 horas.

Pero te diré algo difícil de asimilar: 

En tu día sí tienes suficiente tiempo para todos tus pendientes y además te sobra para tener una buena calidad de vida. Sí, procésalo. Yo tampoco lo creía. Antes de escribir este artículo, investigué y puse en práctica estos métodos durante todo un mes.

Lo que concluí es que es factible, pero no es fácil. Una administración efectiva del tiempo no se obtiene sin sudor y aburrimiento.

Haces tus quehaceres y te cansas más mentalmente, pero la mayor parte del tiempo, te costará hacerlos cuando se vuelven repetitivos. Debes responder 17 correos electrónicos que en realidad son solicitudes de los empleados. Eres el único que puede hacerlo y se vuelve aburrido

La siguiente es una lista de los 10 consejos que puse en práctica mientras trabajaba en mejorar mi gestión del tiempo. Estos principios te permitirán hacer más en menos tiempo y pueden implementarse en todos los ámbitos de la vida. 

  • 1. Concéntrate en tus principales prioridades 
  • 2. Planifica y programa tu tiempo con anticipación
  • 3. Se flexible
  • 4. Evita las distracciones como si fueran Covid
  • 5. Olvídate del multitask
  • 6. Empieza por las tareas difíciles
  • 7. Elabora una lista de tareas pendientes
  • 8. Elimina las reuniones y el papeleo innecesarios
  • 9. Delega siempre que sea posible
  • 10. Apóyate en alguien

El tiempo perdido no se recupera jamás

Benjamin Franklin

1. Concéntrate en tus principales prioridades 

El primer paso para administrar mejor tu tiempo es comprender que no debes hacerlo todo. Priorizar las tareas más importantes asegurará que cumplas tus objetivos a mediano y largo plazo sin contratiempos.

Puede que seas de los que consideran que todas las tareas son importantes y te entiendo. Yo solía pensar lo mismo. “¿Cómo voy a priorizar algo cuando tengo que hacer todo”? Por importantes que sean nuestras tareas, conferirles un grado de importancia calmará tu mente y te obligará a llevarlas a cabo.

Sé que estás leyendo este artículo esperando pasar un buen rato y aprender algo nuevo. Pero necesito quitarte algunas ideas de esa mente de CEO que tienes:

Aunque se quiera, no siempre se puede.

¿Recuerdas esa nueva sección que quieres implementar en el blog de tu empresa? Bueno… tendrás que dejarla en pausa por un par de meses, si no es que para siempre.

¿Un producto nuevo mientras construyes el primero? Hoy no. Para poder hacer más, primero haz lo que ya tienes planeado.

Antes de hacer cualquier cosa, debes definir claramente la diferencia entre las “cosas que quiero hacer” y las “cosas por hacer” en tu vida.

2. Planifica y organiza tu tiempo con anticipación

Muchas personas planifican su día conforme se dan las cosas. Esto solo conduce a la inconsistencia y la procrastinación porque no existe un plan establecido para lo que debe lograrse ese día. 

Siempre necesitas planear cómo vas a dedicar tu tiempo cada día o semana, de modo que sepas exactamente qué se debe hacer, cuándo debe hacerse y sin contratiempos.

“El tiempo es el más escaso de los recursos y, a menos que se administre, ninguna otra cosa podrá administrarse”. – Peter Drucker, “El ejecutivo eficaz” (1966).

¿Cuál es la mejor manera de planear con anticipación? Planea dedicar 5 minutos a la planificación de tus tareas prioritarias

Piensa en tu proyecto actual. Puede que tengas que diseñar un plan de mercadotecnia con tu equipo. O tal vez escribir una publicación para el blog. 

No importa lo que sea, siempre y cuando puedas hacer una lista de todas las actividades necesarias para completar tu semana o mes de trabajo. Yo lo hago semanalmente. Mi tarea de hoy es terminar este artículo, por si tenías la duda.

Con tu lista en mano, piensa: si pudieras elegir hacer solo una tarea por día, ¿cuál sería? 

Identifica la tarea que traerá los resultados más positivos para ti y las personas involucradas en tu proyecto. ¿listo?

Ahora, ¿qué pasa si terminas esta tarea y solo tienes espacio para una tarea más? ¿Cuál sería? Etcétera.

Con tu plan priorizado y listo, puedes separar las tareas más importantes por días.

Consejo extra

Nuestro día no es lineal y está en constante contacto con influencias externas. 

Calcula tener por lo menos 25 minutos libres después de completar cada tarea importante. El objetivo es que la planificación sea fácil y realista en tu día a día. No pongas más tareas de las que crees que podrás terminar.

3. Se flexible

Se flexible y adáptate a las circunstancias conforme surjan inconvenientes durante el día. Pero cíñete a tu plan y calendario.

Los planes cambian todo el tiempo.

Es crucial que nos mantengamos flexibles y que nos adaptemos. Eso nos permite no obsesionarnos con nuestros planes si pasa algo que requiera que cambiemos un poco nuestra organización. 

Sin embargo, aún así necesitamos un calendario para poder desviarnos sin alejarnos demasiado de nuestra intención original. No podemos retrasar nuestros compromisos indefinidamente.

Saber cómo organizar tu día con algunas tareas hará la diferencia entre microgestionar todo y realizar actividades hábilmente. 

A algunas personas les entra el pánico cuando necesitan hacer algo de último minuto y no pueden seguir con su plan a la perfección. Eso es lo que sucede cuando basamos nuestra fecha límite en la idea de que todo saldrá de acuerdo al plan. 

Nunca es así. 

Debes estar preparado para cualquier sorpresa.

4. Evita las distracciones como si fuera Covid

No solo me refiero a YouTube y Twitter, no te distraigas con todas las cosas sin importancia que surgen durante el día, ¡mantente concentrado en tus objetivos generales!

Mientras escribo este artículo, mi tarea principal del día, decidí cerrar las pestañas de mi navegador. Me tomó casi 40 minutos. Un ejemplo clarísimo de cómo las pequeñas tareas pueden absorber todo nuestro tiempo, dejándonos con la sensación de improductividad al final del día.

Evita esa frustración.

Una cosa que me ayuda a encaminarme de nuevo cuando tengo tareas atrasadas es poner alarmas en mi celular para que siempre me recuerden que debo seguir de acuerdo al plan. 

Otra técnica para evitar distracciones es darte un espacio entre tareas. Regálate pequeñas recompensas cada que completes pequeñas metas. Dopamina, cariño.

La versión más accesible de este sistema de recompensas es la técnica pomodoro. 

Si nunca has escuchado este término, envíame la dirección de la cueva donde vives. Y si tu cueva tiene Wifi, tenemos este excelente artículo que te enseña cómo hackear la productividad y concentrarte mejor.

5. Olvídate del multitask

No hace falta decir que hacer más de una cosa al mismo tiempo compromete la calidad de todas. A veces podemos hacer varias cosas al mismo tiempo, pero son excepciones.

Para aclararle a tu cerebro que la siguiente tarea no puede ser interrumpida, adviértele a tus compañeros de trabajo que durante los próximos X minutos, no estarás disponible. 

Y será mejor que no lo estés. 

Aprovecha este raro momento de desconexión planeada, apaga tu teléfono o ponlo en modo avión, utiliza bloqueadores de página y solo deja abierta la página que estás usando.

6. Empieza por las tareas más difíciles

Para que comprendas la lógica detrás de este tema, intenta imaginar que tu fuerza de voluntad es una batería que funciona mejor cuando está casi completamente cargada.

Cuando comienzas el día, tienes tu pila al 100 por ciento. Tan pronto como comienza tu día, desconectas la batería del cargador. Cada tarea consume un poco de esta batería hecha de pura fuerza de voluntad.

Es por esto que, fuera de un falso sentido de superioridad, es importante comenzar con la tarea más difícil. 

Investigadores de la Universidad de Emory analizaron a 83 médicos mientras realizaban 230,000 tareas, encontraron que las personas fatigadas eligen tareas más fáciles.

Pero si la fuerza de voluntad es como una batería, las tareas simples la consumirán tanto como las difíciles.

Cuando gastes toda tu pila con las tareas más agradables, tu cerebro no tendrá la eficiencia ni la voluntad para realizar las tareas menos agradables, que siguen siendo imprescindibles para nuestro día a día.

7. Elabora una lista de tareas pendientes

Cuanto más trato de aprender sobre la gestión del tiempo, más concluyo que la clave para esto es la autosupervisión. 

Hacer una lista de tareas diarias puede funcionar muy bien para ti o simplemente ser una prueba de que realmente eres bastante desorganizado.

Los grandes maestros o coaches de la productividad se jactarán de mantener su lista de tareas siempre limpia al final del día. Eso no es nada cierto.

Esto no quiere decir que no debes intentar tener una lista de tareas completamente limpia al final del día, pero la constancia también es un hábito. Si te convences de que eres un fracaso por no haber logrado todos tus objetivos, es muy probable que renuncies. Pero recuerda:

Ser un maestro de la productividad es un proceso difícil, pero es uno que desarrollarás cuando comiences a seguir estos consejos.

Me gusta usar TicTic para mis listas. Puedes programar alarmas, sincronizar tu calendario y crear grupos para definir si una tarea es importante. Y para definir cuán importante es una tarea en mi lista uso la Matriz de Eisenhower. Esta me ayuda a elegir cuando algo no es obvio en mi mente.

Permíteme explicarte:

8. Elimina las reuniones y el papeleo innecesarios

Apuesto a que escuchaste esto miles de veces: 

“Otra junta que pudo haber sido un correo electrónico”.

Entonces, si en serio tienes que hacerlo, que sea breve. De preferencia a principios de semana, con equipos que tengan motivos para saber qué están haciendo los demás y sabiendo con exactitud si necesitan muchos detalles o no.

Esto también aplica para el papeleo: si no necesitas un informe, si no tienes la intención de usarlo para nada, no lo escribas. Invierte tu energía en procedimientos útiles para tu día a día.

Aviso: Piensa detenidamente cuáles procedimientos dejar de lado. Algunos informes y documentos si deben hacerse, por aburridos que sean. Este artículo sobre cómo pasar de odiar a amar los reportes para los inversionistas podría funcionarte. 

Si nada de esto depende de ti. Bueno, pues te entiendo. Y lo siento.

9. Delega siempre que sea posible

Muchos líderes se sienten inseguros al delegar porque no quieren que nadie piense que no pueden con todas las tareas. Luego terminan perdiéndose en una montaña de actividades que: 

  • o no deberían estar haciendo en ese momento
  • o que agregan poco valor para la consecución de un objetivo

Aprende a delegar tareas. Incluso con un presupuesto bajo y un equipo pequeño, es posible establecer metas para un proyecto y ejecutarlo como debe hacerse.

Rodéate de personas en las que confíes y deja que hagan las tareas sin que estés pendiente de cada detalle.

Si contrataste a alguien que consideras capaz, ¿por qué interponerte en su camino?

Como lo dijo Steve Jobs:

“No tiene sentido contratar personas inteligentes y decirles qué hacer; contratamos a personas inteligentes para que ellas nos digan qué hacer “

10. Apóyate en alguien

Esta parte pone a prueba todos los límites de los introvertidos, como yo. Pero no te cierres a la posibilidad. 

Los grupos de responsabilidad son una de las mejores cosas cuando buscas administrar mejor tu tiempo. Y la explicación es simple: 

El ser humano es un animal social. Si. Incluso tú que dices ser antisocial. Nos gusta compartir y cuando estamos acompañados nos aventuramos a ir más allá.

Si tu objetivo es producir más durante el día, compartir hitos con amigos puede ayudarte a lograr tus objetivos. Quora, Twitter y Facebook son lugares fantásticos para unirte a un grupo, en caso de que no conozcas a nadie;)

Entonces, ¿cómo administrar nuestro tiempo? Tratándolo como el recurso finito que en realidad es

Después de leer este artículo detenidamente, deberías poder:

  • Saber la diferencia entre un “quiero hacer” y un “tengo que hacer”
  • Saber establecer tus prioridades
  • Cómo supervisarte a ti mismo 
  • Cómo recibir seguimiento de terceros

Pero, ¿tú qué opinas?

¿Cuál de estos consejos te pareció más esencial para tu rutina diaria? ¿nos faltó mencionar algún truco mágico? Mándanos un correo electrónico, podemos actualizar este artículo o incluso hacer una segunda parte.

-DR

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