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Opinión | Por qué la tecnología aplicada a los contratos es vital para las empresas de hoy

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La pandemia trajo consigo una serie de consecuencias que tuvieron un impacto en casi todas las empresas y sectores productivos, tanto en México, Latinoamérica y el mundo. Esto generó un factor de incertidumbre e inactividad económica, los cuales siguen siendo trascendentales para la toma de decisiones y los planes estratégicos y de crecimiento de las compañías. 

Este hecho permitió a las organizaciones encontrar oportunidades de mejora, evidenciando la necesidad de digitalizar y automatizar los procesos y avanzar con la productividad. En este aspecto, la tecnología fue clave.

De acuerdo con una encuesta de la consultora internacional Gartner en 2020, el 69% de los consejos de administración de las empresas decidieron acelerar sus iniciativas de negocios relacionadas con la digitalización, esto como consecuencia de la irrupción de la pandemia. Y el 86% de los encuestados consideró que la tecnología tiene un papel transformador en las prioridades de los negocios.

Distintas multinacionales mexicanas y de América Latina identificaron la necesidad de contar con un software que les permitiera integrar y administrar todos los procesos del ciclo de vida de sus contratos en una sola plataforma. Dicho ciclo incluye: solicitud, redacción, colaboración y negociación, aprobación, firma electrónica, repositorio, trazabilidad y gestión, reportería y análisis, término o renovación. 

De esta manera, adoptar una herramienta tecnológica en la digitalización contractual CLM (Contract Lifecycle Management por sus siglas en inglés), pasó de ser un nice to have a un critical to have, es decir, de ser un activo deseable, a uno vital para los negocios.

Según la World Commerce & Contracting (WCC), dentro de los diez obstáculos más comunes que cometen las empresas en el proceso de gestión contractual destacan el traspaso deficiente entre equipos para la implementación del contrato, la falta de claridad en el uso y entendimiento del contrato, así como el uso limitado a la tecnología aplicada a esta gestión. Este último aspecto es el más relevante en cuanto al impacto en la productividad y generación de resultados de las empresas.

La transformación digital y el uso de la tecnología aplicada al contrato se convirtió en una prioridad para que las organizaciones sean más disruptivas y competitivas, ya que la pandemia evidenció a las empresas la necesidad de tener el control de sus procesos contractuales de manera mucho más ágil y eficiente. 

En Webdox [software de gestión de contratos] hemos observado que el principal beneficio que los empresarios de la región han visto a partir de la implementación de un sistema digital de gestión contractual es la capacidad que tiene la plataforma para brindar agilidad, cumplimiento, calidad y control, generando una red de colaboración contractual gracias a su conocimiento del mercado local, integración con terceros y total seguridad de la información.

Estos aspectos son fundamentales para las empresas que quieran mantenerse competitivas y están decididas a fortalecer su ruta de transformación digital, integrando los procesos de todas sus áreas internas, como talento humano, compras, ventas, finanzas y, especialmente, los departamentos legales y jurídicos.  

Es evidente que, desde la llegada de la pandemia, un aspecto que se acentuó en todas las empresas es la reducción de costos y la optimización de procesos. De acuerdo con Gatekeeper, los gastos administrativos asociados a los contratos pueden ser reducidos en un 30% mediante la automatización de la gestión contractual. A su vez, dicha automatización puede acelerar los ciclos de negociación en un 85%, reduciendo pagos erróneos entre un 75% y un 90%, apunta Price Waterhouse Coopers.

Todos estos desafíos tienen un claro impacto en los negocios. La World Commerce And Contracting Association (WorldCC) apunta en promedio una pérdida de los ingresos anuales (o fuga de valor) del 9.15% por la falta de control en la gestión contractual.

Para que el crecimiento de las empresas latinoamericanas vaya a la misma velocidad del mercado en un entorno globalizado es necesario contar con un software de gestión contractual que le permita a las áreas legales y al personal directivo enfocarse en lo estratégico. 

 

Este es un espacio de opinión. Para proponer una columna no-promocional escribe a [email protected]

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José Manuel Jiménezhttps://www.webdoxclm.com
CEO y Founder de Webdox CLM, software de gestión de contratos con oficinas en Chile, México, Brasil y Colombia. Es también consejero para las Américas de la World Commerce & Contracting.

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